Shopify und der Steuerberater: so übergeben Sie Ihre Zahlen sauber

Die meiste Reibung zwischen einem Shopify-Shop und dem Steuerberater entsteht nicht beim Rechnen, sondern bei der Übergabe. Sie schicken einen Export, die Kanzlei kann ihn nicht direkt importieren, fragt nach, Sie liefern nach, und am Ende kostet ein Monatsabschluss mehr Zeit als nötig. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie als Shopify-Händler Ihrem Steuerberater die Zahlen so übergeben, dass die Kanzlei sie ohne Rückfragen verarbeiten kann. Es geht darum, wer welche Aufgabe übernimmt, was Ihr Steuerberater wirklich braucht und wie der DATEV-Import am Ende reibungslos läuft.

Es gibt keine direkte Shopify-Steuerberater-Schnittstelle

Vorweg das Wichtigste: Eine direkte Verbindung zwischen Shopify und DATEV gibt es nicht. Es gibt also keinen Knopf, der Ihre Verkäufe automatisch in die Buchhaltung Ihrer Kanzlei schiebt. Der Weg führt immer über einen Export im DATEV-Format, den Ihr Steuerberater importiert. Genau hier entscheidet sich, ob die Übergabe sauber läuft oder zu Mehrarbeit wird.

Der Knackpunkt steckt zwischen Verkauf und Auszahlung. Shopify Reports rechnen nach dem Verkaufsdatum. Die Auszahlung kommt nach dem Auszahlungsdatum, ist netto (Gebühren und Rückerstattungen sind schon abgezogen) und bündelt mehrere Tage und Bestellungen in einer einzigen Überweisung. Wer nur die Banküberweisung verbucht, setzt den Nettoumsatz zu hoch an und lässt Rückerstattungen aus der Umsatzsteuer fallen. Wie diese Kette sauber abgebildet wird, steht ausführlich in Shopify Payments in DATEV verbuchen.

Wer macht was: die Aufgabenteilung

Eine saubere Übergabe lebt davon, dass klar ist, wer welchen Teil übernimmt. Vereinfacht gibt es drei Rollen:

Sie als Händler. Sie sind nach den GoBD verantwortlich für eine nachvollziehbare, vollständige und zeitgerechte Buchführung. Sie liefern die Daten und stellen sicher, dass nichts fehlt.
Die Software. Ein Werkzeug liest Bestellungen, Gebühren und Auszahlungen aus Shopify aus und erzeugt daraus einen geprüften Buchungsstapel im DATEV-Format. Die Software bereitet die Daten auf und exportiert sie. Mehr Steuerberatung darf und kann sie nicht leisten.
Ihr Steuerberater. Die Kanzlei prüft die Kontenzuordnung, gibt sie frei und übernimmt den Import ins Rechnungswesen. Die steuerliche Einordnung von Sonderfällen liegt bei ihr.

Wichtig dabei: Das Erzeugen und Exportieren von Buchhaltungsdaten ist Software, keine Steuerberatung. Steuerberatung ist nach dem Steuerberatungsgesetz vorbehalten. Kontenzuordnungen und Steuerschlüssel, die ein Tool vorschlägt, sind deshalb immer Vorschläge, die Ihr Steuerberater prüft und freigibt. In der Praxis heißt das: Sie liefern einen sauberen Stapel, Ihr Steuerberater bestätigt die Kontenzuordnung einmalig und verarbeitet die Daten dann laufend weiter.

Was Ihr Steuerberater wirklich braucht

Damit die Kanzlei die Übergabe ohne Rückfragen verarbeitet, sollten ein paar Dinge im Vorfeld geklärt sein. Fragen Sie Ihren Steuerberater am besten einmal zu Beginn nach den folgenden Punkten.

Den richtigen Kontenrahmen

DATEV hat zwei Standardkontenrahmen. SKR03 ist prozessorientiert aufgebaut, SKR04 orientiert sich am Aufbau der Bilanz. Die Kontonummern unterscheiden sich vollständig. Welcher gilt, hängt am Mandanten, also an dem, was in der Buchhaltung Ihrer Kanzlei hinterlegt ist. Klären Sie das zuerst, denn ein Stapel mit dem falschen Kontenrahmen lässt sich nicht sinnvoll importieren. Welche Konten ein Shopify-Shop typischerweise braucht, steht in SKR03 und SKR04: die Shopify-Konten.

Eine getrennte Buchung von Umsatz, Gebühr und Auszahlung

Ihr Steuerberater muss erkennen können, was Umsatz, was Gebühr und was reine Geldbewegung ist. Deshalb gehört jede Bestellung als Umsatz, jede Gebühr als Aufwand und jede Auszahlung als Geldtransit gebucht. So lässt sich die gebündelte Bankauszahlung gegen die einzelnen Bestellungen abstimmen. Ein Hinweis zu den Gebühren: Shopify stellt seine Plattformgebühren netto aus Irland in Rechnung. Sie unterliegen dem Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG) und gehören als eigener Aufwand gebucht.

Die korrekte Umsatzsteuer, getrennt nach Sachverhalt

An den steuerlichen Sonderfällen scheitert die Übergabe am häufigsten. Diese Fälle muss der Export sauber auseinanderhalten:

EU-B2C über OSS. Grenzüberschreitende B2C-Lieferungen in der EU laufen über das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS, EU-Regelung, § 18j UStG). Besteuerungszeitraum ist das Kalendervierteljahr, gemeldet wird innerhalb eines Monats nach Quartalsende über das BZStOnline-Portal. Eine EU-weite Nettogrenze von 10.000 Euro (§ 3c Abs. 4 UStG) entscheidet, ob im Bestimmungsland besteuert wird. OSS betrifft nur grenzüberschreitende B2C-Fernverkäufe in der EU, nicht Inlands- und nicht B2B-Umsätze. Wie OSS sauber in den Stapel kommt, steht in Shopify OSS in DATEV verbuchen.
EU-B2B. Innergemeinschaftliche Lieferungen an Unternehmen sind steuerfrei (§ 4 Nr. 1b in Verbindung mit § 6a UStG), wenn die USt-IdNr. des Käufers erfasst und die Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG) abgegeben wird.
Drittland. Ausfuhrlieferungen außerhalb der EU sind steuerfrei (§ 4 Nr. 1a in Verbindung mit § 6 UStG), der Ausfuhrnachweis ist Voraussetzung.
Gutscheine. Ein Einzweckgutschein (§ 3 Abs. 14 UStG) wird bei der Ausgabe versteuert, ein Mehrzweckgutschein (§ 3 Abs. 15 UStG) erst bei der Einlösung. Ein Shop mit gemischten Steuersätzen (19 Prozent und 7 Prozent) kann nur Mehrzweckgutscheine ausgeben.

Die konkrete steuerliche Einordnung dieser Fälle für Ihren Shop trifft Ihr Steuerberater. Die Software sorgt nur dafür, dass die Sachverhalte sauber getrennt im Stapel ankommen.

Die Datei, die beim Import wirklich durchgeht

Selbst eine inhaltlich korrekte Buchung scheitert, wenn das Dateiformat nicht stimmt. Der DATEV-Import erwartet einen Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF, Datenkategorie 21) mit der richtigen Kodierung (Windows-1252), Semikolon als Trennzeichen und Anführungszeichen als Textbegrenzung. Ein paar Stolpersteine kennt jede Kanzlei:

Die CSV in Excel öffnen. Das zerstört führende Nullen in Kontonummern und interpretiert Datumsfelder um. Die Datei sollte also nie zum Anschauen in Excel geöffnet und gespeichert werden.
Ungewollte Festschreibung. Steht das Festschreibungskennzeichen falsch, lässt sich der Stapel nach dem Import nicht mehr korrigieren.
Falscher Zeitraum oder falsche Sachkontenlänge im Header. Beides führt zu Doppelbuchungen oder abgelehnten Importen.

Was beim Import sonst noch schiefgehen kann und wie Sie es vermeiden, steht in DATEV-Importfehler bei Shopify.

Damit die Betriebsprüfung mitspielt: GoBD

Die Buchführung muss den GoBD-Grundsätzen entsprechen, also nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sein (die Unveränderbarkeit fußt auf § 146 Abs. 4 AO und § 239 Abs. 3 HGB). Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation, die den gesamten Ablauf beschreibt, einschließlich des Werkzeugs, mit dem Sie exportieren. Diese Dokumentation liegt bei Ihnen, nicht bei der Software.

Die Belege müssen außerdem aufbewahrt werden: Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher und Abschlüsse 10 Jahre, Handelsbriefe 6 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO). Die Verkürzung der Belegfrist von 10 auf 8 Jahre kam mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz und gilt seit dem 1. Januar 2025.

Ein Hinweis zu Werbeversprechen: Ein “GoBD-Zertifikat” ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Die Finanzverwaltung erteilt für Software keine Zertifizierung und keine Positivtestate. Solche Siegel sind Marketing, kein Muss. Lassen Sie sich von einem fehlenden Siegel also nicht verunsichern, und überschätzen Sie eines auch nicht.

So läuft die Übergabe in der Praxis ab

Wenn alles vorbereitet ist, sieht der monatliche Ablauf so aus:

Die Software liest Bestellungen, Gebühren und Auszahlungen aus Shopify aus.
Daraus entsteht ein geprüfter Buchungsstapel im DATEV-Format, mit getrennten Buchungen für Umsatz, Gebühr und Geldtransit.
Sie geben den Stapel an Ihren Steuerberater weiter.
Die Kanzlei importiert ihn ins Rechnungswesen, einmalig nach Bestätigung der Kontenzuordnung, danach laufend.

Den vollständigen Weg vom Verkauf bis zur fertigen Buchung beschreibt der Shopify DATEV Export Leitfaden, und den Gesamtüberblick über die Shopify-Buchhaltung gibt der Shopify Buchhaltung Leitfaden.

Nächster Schritt

Am besten sehen Sie an Ihren eigenen Zahlen, ob die Übergabe sauber läuft. Starten Sie mit dem kostenlosen Shopify DATEV-Export-Check und prüfen Sie, wie ein importfertiger Stapel für Ihren Shop aussieht, bevor er zu Ihrem Steuerberater geht.

Hinweis: EasyBelege ist eine Software zur Aufbereitung und zum Export von Buchhaltungsdaten und ersetzt keine Steuerberatung. Die Kontenzuordnungen und Steuerschlüssel sind Vorschläge, die Ihr Steuerberater prüft und freigibt.