Shopify OSS in DATEV verbuchen

Sobald Ihr Shop an Privatkunden in anderen EU-Ländern verkauft, kommt das One-Stop-Shop-Verfahren ins Spiel, kurz OSS. Für die Buchhaltung heißt das: Diese Verkäufe werden anders behandelt als Verkäufe innerhalb Deutschlands. In der DATEV-Datei muss klar erkennbar bleiben, dass es sich um einen Verkauf in ein anderes EU-Land handelt, zu dem Steuersatz, der dort gilt. Dieser Leitfaden zeigt, was die OSS-Regelung der EU verlangt, wie sich OSS von inländischen und B2B-Umsätzen unterscheidet und wie OSS-Umsätze im DATEV-Format dargestellt werden.

Was die OSS-Regelung der EU verlangt

Grenzüberschreitende B2C-Lieferungen innerhalb der EU laufen über die OSS-Regelung der EU nach § 18j UStG. Die wichtigsten Eckpunkte:

Besteuerungszeitraum ist das Kalendervierteljahr (§ 16 Abs. 1d UStG).
Die Meldung ist innerhalb eines Monats nach Quartalsende abzugeben, also bis 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar.
Gemeldet wird über das BZStOnline-Portal (BOP).
OSS-Umsätze gehören nicht in die normale Umsatzsteuer-Voranmeldung. Sie werden getrennt über das OSS-Verfahren gemeldet, inländische und B2B-Umsätze bleiben außen vor.

Maßgeblich für die Frage, ob überhaupt im Bestimmungsland besteuert wird, ist die EU-weite Nettogrenze von 10.000 Euro (§ 3c Abs. 4 UStG). Diese Schwelle gilt kumuliert über alle EU-Länder hinweg. Unterhalb der Grenze dürfen EU-B2C-Umsätze noch inländisch besteuert werden, oberhalb gilt der Steuersatz des Bestimmungslandes.

Hinweis: EasyBelege ist eine Software zur Aufbereitung und zum Export von Buchhaltungsdaten und ersetzt keine Steuerberatung. Ob Sie unter oder über der Schwelle liegen und wie Sie melden, klärt Ihr Steuerberater. Die Kontenzuordnungen und Steuerschlüssel im Export sind Vorschläge, die Ihr Steuerberater prüft und freigibt.

OSS, inländisch und B2B: der Unterschied

Drei Arten von Umsätzen, die im Shop nebeneinander entstehen können, werden umsatzsteuerlich ganz unterschiedlich behandelt:

Inländische Umsätze werden mit dem deutschen Steuersatz (19 Prozent oder 7 Prozent) besteuert und laufen über die reguläre Umsatzsteuer-Voranmeldung.
EU-B2C-Umsätze (OSS) werden, sobald die 10.000-Euro-Schwelle überschritten ist, mit dem Steuersatz des Bestimmungslandes besteuert und über das OSS-Verfahren gemeldet, getrennt von der UStVA.
EU-B2B-Lieferungen an Unternehmen sind dagegen steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 4 Nr. 1b in Verbindung mit § 6a UStG). Voraussetzung ist, dass die USt-IdNr. des Käufers erfasst und die Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG) abgegeben wird. B2B fällt also gerade nicht unter OSS.

Für die Buchhaltung ist die saubere Trennung dieser drei Fälle entscheidend, denn nur dann landen die Umsätze in der richtigen Meldung. Ein Export, der alle EU-Verkäufe in einen Topf wirft, zwingt den Steuerberater zur Nacharbeit.

Wie OSS-Umsätze im DATEV-Buchungsstapel dargestellt werden

Der Steuerberater importiert die Daten als DATEV-Format-Buchungsstapel (EXTF, Datenkategorie 21). Damit ein OSS-Umsatz korrekt erkannt wird, müssen zwei Felder im Buchungssatz gesetzt sein, die ein inländischer Umsatz leer lässt:

Feld 40, das Bestimmungsland: Hier steht, in welches EU-Land Sie geliefert haben.
Feld 41, der dortige Steuersatz: Hier steht der Steuersatz, der in diesem Land gilt (als Zahl mit zwei Nachkommastellen, zum Beispiel 21,00).

So bleibt im Buchungsstapel sichtbar, dass es sich um einen Umsatz in einem anderen EU-Mitgliedstaat zu dessen Steuersatz handelt, und nicht um einen inländischen Verkauf. Das ist genau die Information, die die OSS-Meldung braucht und die bei einer reinen Auszahlungsbuchung verloren ginge.

Wie bei jedem DATEV-Buchungssatz gilt dabei:

Der Umsatz steht brutto, mit Komma als Dezimaltrennzeichen und ohne Vorzeichen. Die Richtung steht im Soll-/Haben-Kennzeichen (S oder H), nicht im Vorzeichen.
Die Datei wird in Windows-1252 kodiert, mit Semikolon getrennt und Textfeldern in Anführungszeichen.

Welche Erlöskonten den OSS-Umsätzen zugeordnet werden, hängt vom Kontenrahmen des Mandanten ab (SKR03 oder SKR04). Diese Zuordnung ist ein Vorschlag, den Ihr Steuerberater bestätigt, sie wird nicht fest vorgegeben.

Was passiert ohne saubere OSS-Trennung

Der häufigste Fehler ist, nur die gebündelte Shopify-Payments-Auszahlung zu verbuchen. Dann verschwindet die Information, in welches Land zu welchem Steuersatz geliefert wurde, und die OSS-Umsätze lassen sich nicht mehr von den inländischen trennen. Die Folge: Die OSS-Meldung stimmt nicht, oder der Steuerberater muss die Umsätze nachträglich aus den Rohdaten rekonstruieren. Sauber gebucht wird stattdessen jede Bestellung als einzelner Umsatz, mit Bestimmungsland und Steuersatz dort, wo OSS greift.

Wie EasyBelege das übernimmt

EasyBelege liest Ihre Shopify Bestellungen samt Lieferland und Steuersatz aus und ordnet jeden Umsatz dem richtigen Fall zu: inländisch, OSS oder steuerfreie B2B-Lieferung. Bei OSS-Umsätzen werden Bestimmungsland und Steuersatz in die dafür vorgesehenen DATEV-Felder geschrieben, sodass der Steuerberater die Umsätze getrennt für die OSS-Meldung weiterverarbeiten kann. Die Kontenzuordnung (SKR03 oder SKR04) ist frei einstellbar und wird einmalig bestätigt. Die Preise sind transparent in Euro gestaffelt, ohne Einrichtungsgebühr.

Hinweis: EasyBelege bereitet die Buchhaltungsdaten auf und ersetzt keine Steuerberatung. Die Einordnung als OSS-, Inlands- oder B2B-Umsatz, die Kontenzuordnungen und die Steuerschlüssel sind Vorschläge, die Ihr Steuerberater prüft und freigibt.

Häufige Fragen

Gehören OSS-Umsätze in die Umsatzsteuer-Voranmeldung? Nein. OSS-Umsätze werden getrennt über das OSS-Verfahren im BZStOnline-Portal gemeldet, nicht über die reguläre UStVA.

Wann muss die OSS-Meldung abgegeben werden? Besteuerungszeitraum ist das Kalendervierteljahr, die Meldung ist innerhalb eines Monats nach Quartalsende fällig, also bis 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar.

Ab wann gilt OSS überhaupt? Maßgeblich ist die EU-weite Nettogrenze von 10.000 Euro (§ 3c Abs. 4 UStG), kumuliert über alle EU-Länder. Unterhalb darf inländisch besteuert werden, oberhalb gilt der Steuersatz des Bestimmungslandes. Die konkrete Einordnung klärt Ihr Steuerberater.

Fallen B2B-Verkäufe in der EU auch unter OSS? Nein. EU-B2B-Lieferungen sind steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 4 Nr. 1b in Verbindung mit § 6a UStG), nicht OSS. Dafür müssen die USt-IdNr. des Käufers erfasst und die Zusammenfassende Meldung abgegeben werden.