Shopify DATEV Export: Umsätze sauber an den Steuerberater übergeben

Eine direkte Verbindung zwischen Shopify und DATEV gibt es nicht. Wer seine Shopify-Umsätze zum Steuerberater bringen will, holt die Daten aus Shopify heraus und bringt sie in das Format, das DATEV lesen kann. Klingt einfach, ist es aber selten. Denn was Shopify anzeigt und was auf Ihrem Bankkonto ankommt, sind nicht dieselben Zahlen. Dieser Leitfaden zeigt, worauf es beim Shopify DATEV Export wirklich ankommt. Den Gesamtüberblick gibt der komplette Shopify-DATEV-Leitfaden.

Warum der Auszahlungsbetrag allein nicht reicht

Das ist der häufigste und teuerste Fehler. Shopify Reports rechnen nach dem Verkaufsdatum. Die Auszahlung von Shopify Payments kommt aber nach dem Auszahlungsdatum, ist netto (Gebühren und Rückerstattungen sind schon abgezogen) und bündelt mehrere Tage und Bestellungen in einer Überweisung.

Wer nur die Banküberweisung verbucht, bekommt also zwei Probleme:

Der ausgewiesene Nettoumsatz ist zu niedrig, weil die Gebühren fehlen, oder der Bruttoumsatz wird falsch, weil die Auszahlung mit dem Umsatz verwechselt wird.
Rückerstattungen tauchen in der Umsatzsteuer nicht sauber auf, weil sie im Auszahlungsbetrag schon verrechnet sind.

Sauber gebucht wird stattdessen jede Bestellung als Umsatz, jede Gebühr als Aufwand und jede Auszahlung als Geldtransit. So bleibt nachvollziehbar, was Umsatz, was Gebühr und was reine Geldbewegung ist.

Was im DATEV-Format ankommt

Der Steuerberater importiert die Daten als DATEV-Format Buchungsstapel (Datenkategorie 21). Die Datei beginnt mit einer Header-Zeile ("EXTF";700;21;"Buchungsstapel";..., EXTF steht für den Export aus einer Drittanbieter-Software), darunter folgen die einzelnen Buchungssätze.

Wichtig für das Verständnis:

Der Umsatz steht brutto in der Datei, mit Komma als Dezimaltrennzeichen und ohne Plus oder Minus davor. Ob Geld zu- oder abgeht, zeigt kein Vorzeichen, sondern ein eigenes Feld mit einem S oder H (für Soll oder Haben).
Bei einem DATEV Automatikkonto (zum Beispiel Erlöse 8400 in SKR03 oder 4400 in SKR04) wird der BU-Schlüssel leer gelassen. DATEV erkennt den Steuersatz dann automatisch über das Konto.
Die Datei wird in Windows-1252 kodiert, mit Semikolon getrennt und Textfelder in Anführungszeichen. Das ist der Grund, warum man eine solche CSV niemals in Excel öffnen und neu speichern sollte (dazu unten mehr).

SKR03 oder SKR04

DATEV hat zwei Standardkontenrahmen. SKR03 ist prozessorientiert aufgebaut, SKR04 orientiert sich am Aufbau der Bilanz. Die Kontonummern unterscheiden sich vollständig. Welcher Kontenrahmen gilt, hängt am Mandanten, also an dem, was in der Buchhaltung Ihres Steuerberaters hinterlegt ist. Ein Export muss daher beide Kontenrahmen beherrschen und die Konten frei zuordenbar machen. Welche Konten sich für einen Shopify-Shop anbieten, zeigt der Beitrag SKR03 oder SKR04: die richtigen Konten für Shopify.

Die Sonderfälle, an denen es oft scheitert

Genau hier trennt sich ein brauchbarer Export von einem, den der Steuerberater nacharbeiten muss.

Verkäufe ins EU-Ausland an Privatkunden (OSS)

Grenzüberschreitende B2C-Lieferungen in der EU laufen über das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS, EU-Regelung, § 18j UStG). Besteuerungszeitraum ist das Kalendervierteljahr, die Meldung ist innerhalb eines Monats nach Quartalsende über das BZStOnline-Portal abzugeben. Eine EU-weite Nettogrenze von 10.000 Euro (§ 3c Abs. 4 UStG) entscheidet, ob überhaupt im Bestimmungsland besteuert wird. Unterhalb dieser Grenze kann inländisch besteuert werden. OSS-Umsätze gehören nicht in die normale Umsatzsteuer-Voranmeldung, sie müssen getrennt ausgewiesen werden. Wie sich OSS-Umsätze konkret in DATEV verbuchen lassen, erklärt Shopify OSS in DATEV verbuchen.

Verkäufe an Unternehmen in der EU (B2B)

Innergemeinschaftliche Lieferungen an Unternehmen sind steuerfrei (§ 4 Nr. 1b in Verbindung mit § 6a UStG), allerdings nur, wenn die USt-IdNr. des Käufers erfasst und die Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG) abgegeben wird. Die USt-IdNr. gehört also in den Buchungssatz.

Verkäufe in Drittländer

Ausfuhrlieferungen in Länder außerhalb der EU sind steuerfrei (§ 4 Nr. 1a in Verbindung mit § 6 UStG), der Ausfuhrnachweis ist Voraussetzung.

Shopify Gebühren

Die Gebühren von Shopify werden netto aus Irland in Rechnung gestellt und unterliegen damit dem Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG). Sie werden also anders gebucht als eine deutsche Eingangsrechnung. Wie Gebühren und Auszahlungen zusammenhängen, zeigt Shopify Payments in DATEV verbuchen.

Gutscheine

Bei Gutscheinen kommt es auf die Art an. Ein Einzweckgutschein (§ 3 Abs. 14 UStG) wird schon bei der Ausgabe versteuert, ein Mehrzweckgutschein (§ 3 Abs. 15 UStG) erst bei der Einlösung. Ein Shop mit gemischten Steuersätzen (19 Prozent und 7 Prozent) kann nur Mehrzweckgutscheine ausgeben.

GoBD und Aufbewahrung

Die Buchführung muss den GoBD-Grundsätzen entsprechen, also nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sein (die Unveränderbarkeit fußt auf § 146 Abs. 4 AO und § 239 Abs. 3 HGB). Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation, die den gesamten Ablauf beschreibt, einschließlich des Werkzeugs, mit dem exportiert wird.

Aufbewahrungsfristen: Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher und Abschlüsse 10 Jahre, Handelsbriefe 6 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO). Die Verkürzung der Belegfrist von 10 auf 8 Jahre kam mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz und gilt seit dem 1. Januar 2025.

Ein Hinweis zu Werbeversprechen: Ein “GoBD-Zertifikat” ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Die Finanzverwaltung erteilt für Software keine Zertifizierung und keine Positivtestate. Solche Siegel sind Marketing, kein Muss.

Häufige Fehler beim Import in DATEV

Ungewollte Festschreibung. Steht im Buchungssatz die Festschreibung auf 1, wird der gesamte Stapel nach dem Import festgeschrieben und lässt sich nicht mehr korrigieren. Für einen Export, der noch geprüft werden soll, gehört der Wert auf 0.
Die CSV in Excel öffnen. Excel zerstört führende Nullen in Kontonummern und interpretiert Datumsfelder um. Die Datei niemals in Excel öffnen und speichern.
Falsche Sachkontenlänge oder falscher Zeitraum. Stimmen Sachkontenlänge oder Datumsbereich im Header nicht mit dem Mandanten überein, kommt es zu Importfehlern oder doppelten Buchungen.

Eine ausführliche Übersicht der Stolperfallen finden Sie unter DATEV-Import-Fehler bei Shopify-Daten vermeiden.

Wie EasyBelege das übernimmt

EasyBelege liest Ihre Shopify Bestellungen, Steuern, Rückerstattungen, Gebühren und Shopify-Payments-Auszahlungen direkt aus und erzeugt daraus einen auf Format und Plausibilität geprüften DATEV-Buchungsstapel. Auszahlungen werden Bestellung für Bestellung abgestimmt, sodass der Stapel aufgeht. Die Kontenzuordnung (SKR03 oder SKR04) ist frei einstellbar, Ihr Steuerberater bestätigt sie einmalig. Was ein Shopify-DATEV-Export kostet und welche Modelle der Markt kennt, lesen Sie unter Shopify DATEV Kosten und im Vergleich Pathway-Alternative 2026.

Prüfen Sie Ihren Shopify-Export kostenlos: Der kostenlose Shopify DATEV-Export-Check zeigt Ihnen in wenigen Minuten, ob Ihre Daten sauber im DATEV-Format ankommen.

Hinweis: EasyBelege ist eine Software zur Aufbereitung und zum Export von Buchhaltungsdaten und ersetzt keine Steuerberatung. Die Kontenzuordnungen und Steuerschlüssel sind Vorschläge, die Ihr Steuerberater prüft und freigibt.

Häufige Fragen

Gibt es eine direkte Schnittstelle zwischen Shopify und DATEV? Nein. Eine native Verbindung existiert nicht. Der Weg führt immer über einen Export im DATEV-Format, den der Steuerberater importiert.

Reicht es, die Shopify Auszahlung als Umsatz zu buchen? Nein. Die Auszahlung ist netto und gebündelt, Gebühren und Rückerstattungen sind verrechnet. So gehen Umsatz und Umsatzsteuer nicht auf.

SKR03 oder SKR04? Das gibt der Kontenrahmen Ihres Mandanten vor. Fragen Sie Ihren Steuerberater, ein guter Export kann beides.