Shopify Payments in DATEV verbuchen: Auszahlungen, Gebühren und Verrechnungskonto

Wer Shopify Payments nutzt, bekommt auf dem Bankkonto eine einzige Überweisung, in der viele Verkäufe zusammengefasst sind. Diese Überweisung ist nicht Ihr Umsatz. Sie trotzdem als Umsatz zu verbuchen, ist der häufigste Fehler in der Shopify-Buchhaltung, und er kostet Sie später Zeit beim Steuerberater oder Ärger bei der Betriebsprüfung. Auf dieser Seite erfahren Sie, warum Auszahlung und Verkauf getrennt gehören, wie dabei das Zwischenkonto (das sogenannte Geldtransitkonto) hilft, wie Sie die Gebühren buchen und wie am Ende alles in der DATEV-Datei zusammenpasst.

Warum die Auszahlung nicht der Umsatz ist

Shopify Reports rechnen nach dem Verkaufsdatum. Die Auszahlung von Shopify Payments kommt dagegen nach dem Auszahlungsdatum, ist netto (Gebühren und Rückerstattungen sind bereits abgezogen) und bündelt mehrere Tage und mehrere Bestellungen in einer einzigen Überweisung.

Daraus folgen drei Dinge, die beim einfachen Verbuchen der Banküberweisung schieflaufen:

Der gebuchte Umsatz ist zu niedrig, weil die abgezogenen Gebühren fehlen. Oder er wird falsch, weil die Auszahlung mit dem Umsatz verwechselt wird.
Die Rückerstattungen sind im Auszahlungsbetrag schon verrechnet und tauchen in der Umsatzsteuer nicht mehr getrennt auf.
Der zeitliche Versatz zwischen Verkauf und Auszahlung verschiebt Umsätze in den falschen Zeitraum, gerade über Monats- und Quartalsgrenzen hinweg.

Der saubere Weg trennt deshalb drei Vorgänge: den Verkauf (nach Verkaufsdatum, brutto, je Steuersatz), die Gebühr (als Aufwand) und die Auszahlung (als reine Geldbewegung). Verbunden werden diese Vorgänge über ein Zwischenkonto.

Das Verrechnungs- oder Geldtransitkonto

Das Bindeglied ist ein Geldtransitkonto (auch Verrechnungs- oder Clearingkonto genannt). Behandeln Sie Shopify Payments dabei wie ein eigenes Geldkonto, vergleichbar mit einem zweiten Bankkonto, auf dem Ihr Geld liegt, bevor es auf das eigentliche Bankkonto überwiesen wird.

Der Ablauf in drei Schritten:

Verkauf: Der Bruttoerlös einer Bestellung wird gegen das Geldtransitkonto gebucht. Die Umsatzsteuer entsteht hier, zum Verkaufsdatum.
Gebühr: Die Shopify-Payments-Gebühr mindert das Geldtransitkonto und wird als Aufwand gebucht.
Auszahlung: Die gebündelte Überweisung auf das Bankkonto wird gegen das Geldtransitkonto gebucht. Damit gleicht sich das Geldtransitkonto wieder aus.

Wenn alle Bestellungen, Gebühren und Auszahlungen eines Zeitraums verbucht sind, geht das Geldtransitkonto idealerweise auf null auf (bis auf Beträge, die am Stichtag noch unterwegs sind). Genau das macht den Ansatz prüfbar: Bleibt ein Rest stehen, fehlt etwas.

Als vorbelegte Vorschlagskonten kommen in SKR03 das Geldtransitkonto 1360 und in SKR04 das Konto 1460 in Frage. Pro Zahlungsanbieter sollte ein eigenes Geldtransitkonto geführt werden, damit Shopify Payments, PayPal und andere getrennt nachvollziehbar bleiben.

Hinweis: EasyBelege ist eine Software zur Aufbereitung und zum Export von Buchhaltungsdaten und ersetzt keine Steuerberatung. Die genannten Kontonummern sind Vorschläge, die Ihr Steuerberater prüft und für Ihren Mandanten bestätigt oder anpasst.

Wie die Shopify-Payments-Gebühren gebucht werden

Die Transaktionsgebühren von Shopify Payments sind Nebenkosten des Geldverkehrs. In den Standardkontenrahmen sind dafür 4970 in SKR03 und 6855 in SKR04 die Vorschlagskonten. Diese Kosten tragen in der Regel keine Umsatzsteuer und brauchen keinen besonderen Steuerschlüssel; die konkrete Behandlung stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater ab.

Davon zu unterscheiden sind die Plattformgebühren von Shopify (etwa die monatliche Shopgebühr und App-Gebühren). Shopify rechnet diese netto aus Irland ab, sie fallen damit unter das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG. Die Steuer schuldet hier also der Leistungsempfänger, nicht Shopify, und die Buchung ist eine andere als bei einer deutschen Eingangsrechnung.

In der Praxis heißt das: Die je Transaktion einbehaltene Zahlungsgebühr läuft über das Geldtransitkonto und landet auf den Nebenkosten des Geldverkehrs. Die separat abgerechneten Plattformgebühren werden als Reverse-Charge-Eingangsleistung erfasst.

Rückerstattungen

Rückerstattungen stecken schon in der Auszahlung mit drin, müssen aber als eigener Vorgang sichtbar bleiben, sonst stimmt die Umsatzsteuer nicht. In der DATEV-Datei trägt man eine Rückerstattung nicht einfach als Minusbetrag ein, denn der Betrag muss immer positiv sein. Stattdessen gibt es ein Häkchen namens Generalumkehr. Es markiert die Buchung als Storno, sodass der ursprüngliche Verkauf samt Umsatzsteuer sauber rückgängig gemacht wird.

So passt das in den DATEV-Buchungsstapel

Der Steuerberater importiert die Daten als DATEV-Format Buchungsstapel (Datenkategorie 21). Die Datei beginnt mit einer Header-Zeile ("EXTF";700;21;"Buchungsstapel";..., EXTF steht für den Export aus einer Drittanbieter-Software), darunter folgen die einzelnen Buchungssätze. Kodiert wird in Windows-1252, getrennt mit Semikolon, Textfelder in Anführungszeichen, Beträge mit Komma als Dezimaltrennzeichen.

Für die Verbindung von Verkauf, Gebühr und Auszahlung ist ein Feld besonders wichtig: die Abrechnungsreferenz (Feld 121). DATEV beschreibt dieses Feld als die Klammer über alle Transaktionen eines Zahlungsdienstleisters und die dazugehörige Auszahlung. Genau diese Klammer brauchen Sie, um eine gebündelte Auszahlung später wieder ihren einzelnen Bestellungen zuzuordnen. Schreibt der Export die Abrechnungsreferenz mit, bleibt die Auszahlung nachvollziehbar und der Steuerberater sieht, welche Verkäufe in welcher Überweisung stecken.

Zur Zuordnung tragen außerdem das Belegfeld 1 als Schlüssel für die offene-Posten-Zuordnung (zum Beispiel die Bestellnummer) und die Auftragsnummer bei. Auf einem DATEV Automatikkonto (zum Beispiel Erlöse 8400 in SKR03 oder 4400 in SKR04) bleibt der BU-Schlüssel leer, weil DATEV den Steuersatz über das Konto automatisch erkennt.

Ein Rechenbeispiel

Angenommen, ein Kunde kauft für 100 Euro brutto (Inland, 19 Prozent Umsatzsteuer). Shopify Payments behält eine Gebühr ein, sagen wir 2 Euro, und zahlt 98 Euro aus. Die Auszahlung erfolgt einige Tage nach dem Verkauf, gebündelt mit anderen Bestellungen.

So wird das getrennt abgebildet:

Verkauf (zum Verkaufsdatum): 100 Euro brutto auf das Geldtransitkonto, davon sind 19 Prozent Umsatzsteuer. Der Erlös landet auf dem Erlöskonto 19 Prozent (8400 in SKR03, 4400 in SKR04), die Umsatzsteuer wird über das Automatikkonto erkannt.
Gebühr: 2 Euro vom Geldtransitkonto auf die Nebenkosten des Geldverkehrs (4970 in SKR03, 6855 in SKR04), ohne Umsatzsteuer.
Auszahlung (zum Auszahlungsdatum): 98 Euro vom Geldtransitkonto auf das Bankkonto.

Nach diesen drei Buchungen ist das Geldtransitkonto für diese Bestellung wieder auf null: 100 herein, 2 für die Gebühr heraus, 98 als Auszahlung heraus. Der Umsatz steht vollständig und mit korrekter Umsatzsteuer in den Büchern, die Gebühr ist als Aufwand erfasst, und die Banküberweisung ist nur noch eine Geldbewegung. Käme eine Rückerstattung hinzu, würde sie als Generalumkehr gegen das Geldtransitkonto laufen und den Auszahlungsbetrag entsprechend mindern.

Der Betrag von 2 Euro Gebühr ist hier nur ein Beispiel zur Veranschaulichung, keine Aussage über die tatsächliche Gebührenhöhe.

Hinweis: Das Beispiel zeigt das Buchungsprinzip. Die konkreten Konten, Steuerschlüssel und der Umgang mit Sonderfällen sind mit Ihrem Steuerberater abzustimmen. EasyBelege liefert die Kontenzuordnung als Vorschlag, den Ihr Steuerberater bestätigt.

Wie EasyBelege das übernimmt

EasyBelege liest Ihre Shopify-Bestellungen, Steuern, Rückerstattungen, Gebühren und Shopify-Payments-Auszahlungen aus und erzeugt daraus einen auf Format und Plausibilität geprüften DATEV-Buchungsstapel. Verkäufe werden zum Verkaufsdatum gebucht, die Auszahlungen über das Geldtransitkonto abgestimmt und mit der Abrechnungsreferenz verknüpft, sodass der Stapel aufgeht. Die Kontenzuordnung (SKR03 oder SKR04) ist frei einstellbar und wird einmalig von Ihrem Steuerberater bestätigt. Shopify Payments wird vollständig unterstützt, weitere Zahlungsanbieter folgen. Die Preise sind transparent in Euro gestaffelt, ohne Einrichtungsgebühr. Zur Preis- und Alternativenübersicht.

Häufige Fragen

Kann ich nicht einfach die Auszahlung als Umsatz buchen? Nein. Die Auszahlung ist netto und gebündelt, Gebühren und Rückerstattungen sind verrechnet, und sie kommt nach Auszahlungsdatum statt nach Verkaufsdatum. Umsatz und Umsatzsteuer gehen so nicht auf.

Wofür brauche ich ein Geldtransitkonto? Es verbindet Verkauf, Gebühr und Auszahlung. Sind alle Vorgänge verbucht, geht das Konto auf null auf. Bleibt ein Rest, fehlt eine Buchung. Das macht die Abstimmung prüfbar.

Wie werden die Shopify-Gebühren behandelt? Die Zahlungsgebühren von Shopify Payments sind Nebenkosten des Geldverkehrs ohne Umsatzsteuer. Die separaten Plattformgebühren von Shopify werden netto aus Irland abgerechnet und fallen unter das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG.

Wie kommen Rückerstattungen in den Stapel? Nicht als negativer Betrag. Im DATEV-Format wird die Rückerstattung über die Generalumkehr gekennzeichnet, der Umsatz selbst bleibt positiv.