Shopify Umsatzsteuer-Voranmeldung: welche Umsätze gehören rein und welche nicht

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung (kurz UStVA) ist die regelmäßige Meldung ans Finanzamt. Darin geben Sie Ihre Umsätze an und die Umsatzsteuer, die darauf anfällt. Das klingt einfach. Knifflig wird es, sobald Ihr Shopify-Shop nicht nur nach Deutschland verkauft. Denn nicht jeder Umsatz gehört in die UStVA. Manche Umsätze melden Sie an einer ganz anderen Stelle, manche sind steuerfrei. Wer alles in einen Topf wirft, meldet zu viel oder zu wenig. Dieser Beitrag zeigt, welcher Shopify-Umsatz wohin gehört. Und warum es Ihre Voranmeldung verfälscht, wenn Sie nur die Auszahlung von Shopify als Umsatz buchen. Den Gesamtüberblick gibt der komplette Shopify-DATEV-Leitfaden.

Hinweis: EasyBelege ist Software, keine Steuerberatung. Welche Umsätze bei Ihnen genau wie zu melden sind, klärt Ihr Steuerberater.

Vier Arten von Umsätzen, vier Wege

Ein typischer Shopify-Shop erzeugt vier Arten von Umsätzen nebeneinander. Bei der Umsatzsteuer werden sie unterschiedlich behandelt. Genau diese Trennung entscheidet, ob Ihre UStVA stimmt.

1. Verkäufe innerhalb Deutschlands (19 % und 7 %): in die UStVA

Verkäufe an Kunden in Deutschland besteuern Sie mit dem deutschen Steuersatz, also mit 19 Prozent oder bei bestimmten Waren mit 7 Prozent. Diese Umsätze und die Umsatzsteuer darauf melden Sie über die ganz normale Umsatzsteuer-Voranmeldung. Das ist der Standardfall, um den sich die meisten keine Sorgen machen. Jetzt kommen die Sonderfälle.

2. Privatkunden in der EU (OSS): NICHT in die UStVA

Sobald Sie an Privatkunden in anderen EU-Ländern verkaufen, gilt ein eigenes Verfahren der EU. Es heißt One-Stop-Shop, kurz OSS (§ 18j UStG). Wichtig ist dabei eine Grenze von 10.000 Euro netto im Jahr (§ 3c Abs. 4 UStG). Diese Grenze gilt für alle EU-Länder zusammen. Bleiben Sie darunter, dürfen Sie diese Verkäufe weiter in Deutschland besteuern. Liegen Sie darüber, gilt der Steuersatz des Landes, in das Sie liefern. Diese Umsätze melden Sie dann über das OSS-Verfahren.

Der wichtige Punkt für Ihre UStVA: OSS-Umsätze gehören nicht in die normale Umsatzsteuer-Voranmeldung. Sie melden sie getrennt über ein eigenes Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern, das BZStOnline-Portal (kurz BOP). Sie melden immer ein ganzes Quartal auf einmal (§ 16 Abs. 1d UStG). Die Meldung ist jeweils einen Monat nach dem Quartalsende fällig, also bis zum 30. April, 31. Juli, 31. Oktober und 31. Januar. Packen Sie OSS-Umsätze aus Versehen in die UStVA, dann melden Sie deutsche Umsatzsteuer auf Umsätze, für die in Deutschland gar keine deutsche Umsatzsteuer anfällt. Wie sich diese Umsätze sauber in DATEV abbilden lassen, erklärt Shopify OSS in DATEV verbuchen.

3. Unternehmen in der EU (B2B): steuerfrei, aber mit Meldepflicht

Verkaufen Sie Ware an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, ist das eine steuerfreie Lieferung innerhalb der EU (§ 4 Nr. 1b in Verbindung mit § 6a UStG). Steuerfrei heißt: Sie weisen keine Umsatzsteuer aus. Das gilt aber nur, wenn zwei Dinge erfüllt sind. Erstens müssen Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (kurz USt-IdNr.) des Käufers erfasst haben. Das ist eine eigene Steuernummer, die ein Unternehmen für Geschäfte innerhalb der EU bekommt. Zweitens müssen Sie eine Zusammenfassende Meldung abgeben (§ 18a UStG). Das ist eine eigene Meldung, in der Sie dem Finanzamt diese Verkäufe an EU-Unternehmen mitteilen. Diese Verkäufe fallen also nicht unter OSS. Und sie werden auch nicht wie ein normaler Verkauf in Deutschland besteuert.

4. Länder außerhalb der EU (Drittland): steuerfreie Ausfuhr

Liefern Sie in ein Land außerhalb der EU, zum Beispiel in die Schweiz oder die USA, ist das eine steuerfreie Ausfuhr (§ 4 Nr. 1a in Verbindung mit § 6 UStG). Auch hier fällt keine deutsche Umsatzsteuer an. Voraussetzung ist ein Ausfuhrnachweis. Das ist ein Beleg, der zeigt, dass die Ware die EU tatsächlich verlassen hat.

Hinweis: EasyBelege ist Software, keine Steuerberatung. Ob ein Umsatz zu Deutschland, OSS, EU-Unternehmen oder Drittland gehört, prüft und bestätigt Ihr Steuerberater.

Warum Rückerstattungen Ihren Umsatz senken müssen

Ein zweiter Grund, warum Voranmeldungen oft falsch sind, sind Rückerstattungen. Erstatten Sie einem Kunden Geld, weil er Ware zurückgeschickt hat, sinkt dadurch auch Ihr steuerpflichtiger Umsatz. Die Umsatzsteuer wird immer auf einen bestimmten Betrag berechnet. Diesen Betrag nennt man Bemessungsgrundlage. Eine Rückerstattung muss diesen Betrag senken. Buchen Sie die Rückerstattung nicht sauber dagegen, melden Sie zu viel Umsatz und zahlen zu viel Umsatzsteuer.

Hier steckt die Falle: In der Auszahlung von Shopify Payments sind Rückerstattungen schon verrechnet. Sie sehen also nur den Betrag, der am Ende auf Ihrem Konto landet, nachdem Gebühren und Rückerstattungen abgezogen wurden. Die einzelne Rückerstattung ist in dieser Summe nicht mehr zu erkennen. Damit die UStVA stimmt, muss jede Rückerstattung als eigener Vorgang sichtbar bleiben und den ursprünglichen Umsatz samt Umsatzsteuer senken.

Warum die reine Auszahlungsbuchung die UStVA verfälscht

Der häufigste und teuerste Fehler in der Shopify-Buchhaltung ist einfach: die Überweisung von Shopify Payments als Umsatz zu buchen. Diese Überweisung ist aber nicht Ihr Umsatz. Die Berichte in Shopify rechnen nach dem Tag des Verkaufs. Die Auszahlung kommt dagegen erst später. Sie kommt am Tag der Auszahlung, sie ist bereits um Gebühren und Rückerstattungen gekürzt, und sie fasst viele Tage und viele Bestellungen zu einer einzigen Summe zusammen.

Wer nur diese gesammelte Auszahlung bucht, bekommt gleich mehrere Probleme für die UStVA:

Der gemeldete Umsatz ist zu niedrig, weil die einbehaltenen Gebühren fehlen.
Rückerstattungen sind schon verrechnet. Sie senken die Bemessungsgrundlage nicht mehr für sich, sondern verschwinden in der Summe.
Die Information geht verloren, ob ein Umsatz nach Deutschland, über OSS, an ein EU-Unternehmen oder ins Drittland ging. Damit lässt sich nicht mehr trennen, was in die UStVA gehört und was getrennt zu melden ist.
Verkauf und Auszahlung liegen zeitlich auseinander. Dadurch rutschen Umsätze über Monats- und Quartalsgrenzen in den falschen Meldezeitraum.

Sauber bucht man stattdessen jede Bestellung einzeln: den Verkauf nach dem Tag des Verkaufs und getrennt nach Steuersatz, die Gebühr als Ausgabe, die Rückerstattung als Gegenbuchung und die Auszahlung als reine Geldbewegung über ein Zwischenkonto. Dieses Zwischenkonto nennt man Geldtransitkonto. Wie diese drei Schritte funktionieren, zeigt Shopify Payments in DATEV verbuchen.

Was im DATEV-Export sichtbar bleiben muss

Damit Ihr Steuerberater die Umsätze in die richtige Meldung einsortieren kann, muss der DATEV-Export für jede Bestellung mitliefern, um welchen Fall es sich handelt. Bei OSS-Umsätzen heißt das konkret: Das Bestimmungsland und der dort geltende Steuersatz wandern in eigene Felder der Buchung. Bei einem Verkauf innerhalb Deutschlands bleiben diese Felder leer. Bei Verkäufen an ein EU-Unternehmen gehört die USt-IdNr. des Käufers in die Buchung. Verkäufe ins Drittland und an EU-Unternehmen landen außerdem auf eigenen, steuerfreien Erlöskonten. Diese sind getrennt von den Erlösen mit 19 oder 7 Prozent. (Ein Erlöskonto ist das Konto, auf dem Ihre Einnahmen aus Verkäufen erfasst werden.) Welche Konten das im Einzelnen sind, hängt vom Kontenrahmen Ihres Mandanten ab. Ein Kontenrahmen ist die feste Liste an Konten, die in der Buchhaltung benutzt wird. Mehr dazu unter SKR03 oder SKR04: die richtigen Konten für Shopify.

Die Erlöse mit 19 oder 7 Prozent laufen über sogenannte Automatikkonten in DATEV. Bei diesen Konten lässt man das Feld für den Steuersatz leer, weil DATEV den richtigen Steuersatz schon am Konto erkennt. Rückerstattungen trägt man nicht als Minusbetrag ein. Stattdessen markiert man sie über die sogenannte Generalumkehr als Storno. So wird der ursprüngliche Umsatz samt Umsatzsteuer sauber wieder zurückgenommen.

Hinweis: EasyBelege ist Software, keine Steuerberatung. Welches Konto und welcher Steuersatz im Export verwendet werden, sind nur Vorschläge. Ihr Steuerberater prüft und gibt sie frei.

Wie EasyBelege das übernimmt

EasyBelege liest Ihre Shopify-Bestellungen aus, samt Lieferland, Steuersatz, Rückerstattungen, Gebühren und den Auszahlungen von Shopify Payments. Jede einzelne Bestellung ordnet EasyBelege dem richtigen Fall zu: Verkauf in Deutschland, OSS, steuerfreie Lieferung an ein EU-Unternehmen oder Ausfuhr ins Drittland. So bleibt in den fertigen DATEV-Buchungen sichtbar, was in die Umsatzsteuer-Voranmeldung gehört und was getrennt zu melden ist. Rückerstattungen werden als eigener Vorgang dagegen gebucht, damit die Bemessungsgrundlage stimmt. Die Auszahlungen werden Bestellung für Bestellung über das Geldtransitkonto abgeglichen, sodass am Ende alles aufgeht.

Die fertigen Buchungen werden auf Format und Plausibilität geprüft. Im Test mit dem offiziellen DATEV-Prüfprogramm erreicht EasyBelege 0 Formatfehler, auch bei rund 15.000 Zeilen. Dieser Test prüft nur das Dateiformat, nicht, ob Ihre Buchhaltung inhaltlich richtig ist. Welche Konten benutzt werden (SKR03 oder SKR04), können Sie frei einstellen. Ihr Steuerberater bestätigt diese Einstellung einmal.

Hinweis: EasyBelege ist Software, keine Steuerberatung. EasyBelege bereitet die Daten für die Buchhaltung auf und ersetzt keine Steuerberatung. Wie die Umsätze eingeordnet werden, welche Konten benutzt werden und welcher Steuersatz gilt, sind nur Vorschläge. Ihr Steuerberater prüft sie und gibt sie frei.

Häufige Fragen

Gehören OSS-Umsätze in die Umsatzsteuer-Voranmeldung? Nein. OSS-Umsätze (Verkäufe an Privatkunden in der EU über § 18j UStG) melden Sie getrennt über das BZStOnline-Portal, nicht über die normale UStVA. In die UStVA gehören die Verkäufe in Deutschland mit 19 oder 7 Prozent.

Wie melde ich Verkäufe an Unternehmen in der EU? Verkäufe an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land sind steuerfrei (§ 4 Nr. 1b in Verbindung mit § 6a UStG). Voraussetzung sind die erfasste USt-IdNr. des Käufers und die Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG). Sie weisen keine deutsche Umsatzsteuer aus.

Warum stimmt meine UStVA nicht, wenn ich nur die Shopify-Auszahlung buche? Weil die Auszahlung schon gekürzt und zusammengefasst ist. Gebühren und Rückerstattungen sind bereits verrechnet, und es ist nicht mehr zu erkennen, ob ein Umsatz nach Deutschland, über OSS, an ein EU-Unternehmen oder ins Drittland ging. So lässt sich nicht trennen, was in die UStVA gehört.

Senken Rückerstattungen die Umsatzsteuer? Ja. Eine Rückerstattung senkt die Bemessungsgrundlage und damit die Umsatzsteuer. Sie muss als eigener Vorgang gegen den ursprünglichen Umsatz gebucht werden, sonst melden Sie zu viel.