Shopify DATEV Export ohne teures Tool: die CSV-Methode

Man muss nicht für jeden Shopify DATEV Export ein Abo abschließen. Wenn Sie wenige Bestellungen im Monat haben und bereit sind, etwas Handarbeit zu investieren, können Sie die Daten selbst aus Shopify exportieren und ins DATEV-Format bringen. Diese Seite zeigt, wie die CSV-Methode funktioniert, und sie ist ehrlich dabei, wo sie mühsam wird und wo Fehler entstehen.

Vorab: Eine direkte Verbindung zwischen Shopify und DATEV gibt es nicht. Egal ob mit Tool oder von Hand, am Ende steht immer eine Datei, die der Steuerberater importiert. Der Unterschied ist nur, wie viel davon Sie selbst machen.

Wann sich die manuelle Methode lohnt

Die CSV-Methode passt, wenn diese Punkte auf Sie zutreffen:

Sie haben wenige Bestellungen pro Monat, sodass die Handarbeit überschaubar bleibt.
Sie verkaufen überwiegend im Inland mit einem oder zwei Steuersätzen, ohne viele Sonderfälle.
Sie nutzen Shopify Payments und haben nicht viele Rückerstattungen.
Sie oder Ihr Steuerberater sind bereit, die Buchungssätze zu prüfen, bevor sie importiert werden.

Sobald das Volumen steigt oder die Sonderfälle (EU-Ausland, Drittland, Gutscheine) zunehmen, kippt die Rechnung. Dann kostet die manuelle Aufbereitung mehr Zeit und Nerven, als ein Werkzeug an Abogebühr verlangen würde. Mehr dazu am Ende.

Schritt 1: Die Daten aus Shopify exportieren

Shopify bietet im Adminbereich CSV-Exporte, unter anderem für Bestellungen. Damit bekommen Sie eine Liste Ihrer Verkäufe mit Datum, Betrag und Steuer. Zusätzlich brauchen Sie die Auszahlungsdaten von Shopify Payments, denn dort stehen die Gebühren und der tatsächlich überwiesene Betrag.

Schon hier zeigt sich der Kern des Problems: Die Bestelldaten rechnen nach dem Verkaufsdatum. Die Auszahlung von Shopify Payments kommt nach dem Auszahlungsdatum, ist netto (Gebühren und Rückerstattungen sind schon abgezogen) und bündelt mehrere Tage und Bestellungen in einer einzigen Überweisung. Diese beiden Sichten müssen Sie später zusammenbringen.

Schritt 2: Die Daten aufbereiten

Jetzt sortieren Sie die exportierten Zeilen so um, dass aus ihnen saubere Buchungen werden:

Umsätze nach Steuersatz trennen. 19 Prozent und 7 Prozent gehören auf unterschiedliche Erlöskonten. In SKR03 sind das zum Beispiel Erlöse 19 Prozent auf 8400, in SKR04 auf 4400. Welche Konten genau gelten, gibt der Kontenrahmen Ihres Steuerberaters vor.
Gebühren als Aufwand erfassen. Die Shopify-Payments-Gebühren werden nicht vom Umsatz abgezogen, sondern als eigener Aufwand gebucht.
Auszahlungen als Geldbewegung behandeln. Die Banküberweisung ist kein Umsatz, sondern eine reine Geldbewegung (Geldtransit). So bleibt nachvollziehbar, was Umsatz, was Gebühr und was Überweisung ist.

Wichtig dabei: Buchen Sie niemals nur den Auszahlungsbetrag als Umsatz. Dann wäre der Umsatz zu niedrig, weil die Gebühren fehlen, und Rückerstattungen tauchen in der Umsatzsteuer nicht sauber auf, weil sie im Auszahlungsbetrag schon verrechnet sind.

Hinweis: Welches Konto für welchen Vorgang gilt, ist eine fachliche Entscheidung. EasyBelege oder eine Vorlage kann Konten vorschlagen, aber das ist keine Steuerberatung. Die Kontenzuordnungen und Steuerschlüssel sind Vorschläge, die Ihr Steuerberater prüft und freigibt.

Schritt 3: Ins DATEV-Format bringen

Der Steuerberater importiert die Daten als DATEV-Format Buchungsstapel (Datenkategorie 21). Die Datei hat einen festen Aufbau, und genau das macht die Handarbeit fehleranfällig. Wenn Sie die Zeilen selbst in das Format überführen, müssen Sie an mehrere Dinge denken:

Die Datei beginnt mit einer Header-Zeile ("EXTF";700;21;"Buchungsstapel";..., EXTF steht für den Export aus einer Drittanbieter-Software), danach folgen die Buchungssätze.
Der Umsatz steht brutto, mit Komma als Dezimaltrennzeichen und ohne Vorzeichen. Ob Soll oder Haben, steht im Soll-/Haben-Kennzeichen (S oder H), nicht im Vorzeichen.
Bei einem DATEV Automatikkonto (zum Beispiel Erlöse 8400 in SKR03 oder 4400 in SKR04) bleibt der BU-Schlüssel leer. DATEV erkennt den Steuersatz dann über das Konto.
Die Datei wird in Windows-1252 kodiert, mit Semikolon getrennt und Textfeldern in Anführungszeichen.

Im Header tragen Sie außerdem Beraternummer, Mandantennummer, den Beginn des Wirtschaftsjahres und die Sachkontenlänge ein. Diese Angaben müssen exakt zu den Einstellungen Ihres Steuerberaters passen, sonst scheitert der Import.

Der mühsame Teil: Abstimmung

Bis hierher ist die Methode machbar. Der eigentlich anstrengende Teil ist die Abstimmung, und genau dort entstehen die Fehler.

Sie müssen am Monatsende die gebündelte Auszahlung wieder in ihre Bestandteile zerlegen: Welche Bestellungen stecken in dieser Überweisung? Welche Gebühren wurden abgezogen? Welche Rückerstattungen sind verrechnet? Erst wenn jede Auszahlung Bestellung für Bestellung aufgeht, stimmt der Buchungsstapel. Stimmt er nicht, ist die Umsatzsteuer falsch.

Rückerstattungen sind dabei besonders heikel. Im DATEV-Format wird ein Umsatz immer positiv eingetragen, eine Rückerstattung läuft über die Generalumkehr, nicht über einen negativen Betrag. Wer das von Hand macht, vertut sich leicht.

Dazu kommen die Sonderfälle, die die Abstimmung weiter verkomplizieren:

Verkäufe ins EU-Ausland an Privatkunden laufen über das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS, EU-Regelung, § 18j UStG). Eine EU-weite Nettogrenze von 10.000 Euro (§ 3c Abs. 4 UStG) entscheidet, ob im Bestimmungsland besteuert wird. OSS-Umsätze gehören nicht in die normale Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Verkäufe an Unternehmen in der EU sind steuerfrei (§ 4 Nr. 1b in Verbindung mit § 6a UStG), aber nur mit erfasster USt-IdNr. des Käufers und Zusammenfassender Meldung (§ 18a UStG).
Verkäufe in Drittländer sind als Ausfuhrlieferung steuerfrei (§ 4 Nr. 1a in Verbindung mit § 6 UStG), der Ausfuhrnachweis ist Voraussetzung.
Shopify Gebühren werden netto aus Irland in Rechnung gestellt und unterliegen dem Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG), werden also anders gebucht als eine deutsche Eingangsrechnung.

Jeder dieser Fälle bedeutet bei der manuellen Methode eine eigene Zeile, einen eigenen Steuerschlüssel und eine eigene Prüfung.

Typische Fehler beim Import

Wenn Sie die Datei selbst bauen, lauern beim Import in DATEV ein paar klassische Fallen:

Die CSV in Excel öffnen und speichern. Excel zerstört führende Nullen in Kontonummern und interpretiert Datumsfelder um. Öffnen Sie die Datei niemals in Excel.
Ungewollte Festschreibung. Steht die Festschreibung im Buchungssatz auf 1, wird der ganze Stapel nach dem Import festgeschrieben und lässt sich nicht mehr korrigieren. Für eine Datei, die noch geprüft werden soll, gehört der Wert auf 0.
Falsche Sachkontenlänge oder falscher Zeitraum. Passen Sachkontenlänge oder Datumsbereich im Header nicht zum Mandanten, kommt es zu Importfehlern oder doppelten Buchungen.

Und die GoBD?

Auch die manuelle Methode muss den GoBD-Anforderungen genügen, also nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sein (die Unveränderbarkeit fußt auf § 146 Abs. 4 AO und § 239 Abs. 3 HGB). Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation, die den gesamten Ablauf beschreibt, auch Ihren manuellen Weg. Aufbewahrungsfristen: Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher und Abschlüsse 10 Jahre, Handelsbriefe 6 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO). Die Verkürzung der Belegfrist von 10 auf 8 Jahre kam mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz und gilt seit dem 1. Januar 2025.

Ab wann sich ein Tool rechnet

Die CSV-Methode kostet kein Geld, aber Zeit, und sie verzeiht keine Flüchtigkeitsfehler. Solange Sie wenige inländische Bestellungen haben, ist das gut zu schaffen. Sobald aber die Zahl der Bestellungen steigt, Rückerstattungen häufiger werden oder EU- und Drittland-Verkäufe dazukommen, wird die monatliche Abstimmung schnell zur Last, und ein einziger Fehler in der Umsatzsteuer kostet mehr als jede Abogebühr.

Zum Vergleich, was dedizierte Werkzeuge kosten: Pathway startet bei 33,99 US-Dollar im Monat (bis 99 Bestellungen) zuzüglich Einrichtungsgebühr, AccountOne ab 24 US-Dollar im Monat. (Stand Juni 2026, Preise bitte aktuell prüfen.) Pathway verlangt zusätzlich eine Einrichtungsgebühr; viele dieser Tools rechnen zudem in US-Dollar ab.

Genau an diesem Punkt setzt EasyBelege an. Es liest Ihre Shopify Bestellungen, Steuern, Rückerstattungen, Gebühren und Shopify-Payments-Auszahlungen aus und erzeugt einen auf Format und Plausibilität geprüften DATEV-Buchungsstapel, in dem die Auszahlungen Bestellung für Bestellung abgestimmt sind. Genau die Abstimmung, die von Hand am meisten Zeit kostet, läuft dann automatisch. Die Preise sind transparent in Euro: ein Gratis-Tarif und ein einziger Festpreis von 29 Euro pro Monat, unabhängig vom Volumen, ohne Einrichtungsgebühr. Wenn Ihnen die manuelle Methode zu mühsam wird, ist das der Moment zu wechseln, vorher nicht.

Hinweis: EasyBelege ist eine Software zur Aufbereitung und zum Export von Buchhaltungsdaten und ersetzt keine Steuerberatung. Die Kontenzuordnungen und Steuerschlüssel sind Vorschläge, die Ihr Steuerberater prüft und freigibt.

Häufige Fragen

Kann ich den Shopify DATEV Export wirklich kostenlos selbst machen? Ja. Sie können die Bestell- und Auszahlungsdaten aus Shopify exportieren und selbst ins DATEV-Format überführen. Das kostet kein Geld, aber Zeit, und die Abstimmung der Auszahlungen ist der anstrengende Teil.

Gibt es eine direkte Schnittstelle zwischen Shopify und DATEV? Nein. Eine native Verbindung existiert nicht. Es führt immer ein Export im DATEV-Format zum Steuerberater, ob von Hand oder per Tool.

Reicht es, die Shopify Auszahlung als Umsatz zu buchen? Nein. Die Auszahlung ist netto und gebündelt, Gebühren und Rückerstattungen sind verrechnet. So gehen Umsatz und Umsatzsteuer nicht auf.