Shopify Gutschein verbuchen: wann Umsatzsteuer fällig wird

Ein Gutschein sieht harmlos aus. Der Kunde zahlt, Sie tragen einen Code im Shop ein, fertig. Beim Buchen wird es aber knifflig. Denn die wichtigste Frage ist nicht, wie viel Geld hereinkommt, sondern wann der Umsatz entsteht. Bei manchen Gutscheinen entsteht er sofort beim Verkauf, bei anderen erst, wenn der Kunde den Gutschein einlöst. Wer das verwechselt, zahlt die Umsatzsteuer zum falschen Zeitpunkt oder bucht den Umsatz am Ende doppelt. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie einen Shopify Gutschein sauber verbuchen. Den großen Überblick gibt der komplette Shopify-DATEV-Leitfaden.

Zwei Arten von Gutscheinen, zwei Zeitpunkte

Das Umsatzsteuerrecht kennt seit 2019 zwei Sorten von Gutscheinen. Der Unterschied klingt erst mal kompliziert, ist aber leicht zu merken. Es geht darum, ob beim Verkauf des Gutscheins schon feststeht, wie viel Umsatzsteuer am Ende anfällt.

Der Einzweckgutschein (§ 3 Abs. 14 UStG)

Ein Einzweckgutschein ist ein Gutschein, bei dem schon beim Verkauf alles feststeht: Sie wissen, was der Kunde dafür bekommt, wohin geliefert wird und welcher Steuersatz gilt. Ein Beispiel: ein Onlineshop, der nur Bücher verkauft. Bücher haben in Deutschland 7 Prozent Umsatzsteuer. Egal, welches Buch der Kunde später wählt, der Steuersatz ist klar. Deshalb wird ein Einzweckgutschein schon beim Verkauf versteuert. Sie buchen den Umsatz und die Umsatzsteuer, sobald der Kunde den Gutschein kauft, nicht erst beim Einlösen.

Der Mehrzweckgutschein (§ 3 Abs. 15 UStG)

Ein Mehrzweckgutschein ist alles andere. Sobald beim Verkauf noch nicht feststeht, welcher Steuersatz am Ende gilt, ist es ein Mehrzweckgutschein. Hier passiert beim Verkauf für die Umsatzsteuer noch gar nichts. Der Umsatz und die Umsatzsteuer entstehen erst, wenn der Kunde den Gutschein einlöst und etwas Konkretes kauft. Bis dahin ist das Geld für Sie nur eine Art geparkte Zahlung.

Der eine Satz, der die meisten Shops betrifft

Wichtig, und für viele Händler die entscheidende Stelle: Ein Shop mit gemischten Steuersätzen kann nur Mehrzweckgutscheine ausgeben. Verkaufen Sie also Waren mit 19 Prozent (zum Beispiel Deko) und mit 7 Prozent (zum Beispiel Lebensmittel) im selben Shop, dann steht beim Gutscheinkauf nie fest, ob der Kunde später die Ware mit 19 Prozent oder die mit 7 Prozent nimmt. Damit ist jeder normale Wertgutschein in so einem Shop automatisch ein Mehrzweckgutschein. Das ist der häufigste Fall im Onlinehandel.

Hinweis: EasyBelege ist Software, keine Steuerberatung. Welche Gutscheinart in Ihrem Shop vorliegt, bestätigt Ihr Steuerberater.

Warum die Reihenfolge beim Buchen so wichtig ist

Stellen Sie sich vor, Sie verkaufen einen Mehrzweckgutschein über 100 Euro. Geld kommt herein. Die Versuchung ist groß, das gleich als Umsatz zu buchen. Genau das ist der Fehler. Denn wenn der Kunde drei Monate später für diese 100 Euro einkauft, läuft der Einkauf noch einmal als Umsatz durch Ihre Kasse. Das Ergebnis: Sie haben denselben Umsatz zweimal verbucht, einmal beim Gutscheinverkauf und einmal beim Einlösen. Ihre Umsatzsteuer stimmt nicht mehr, und der Steuerberater muss alles wieder auseinandersortieren.

Die Lösung ist einfach, wenn man den Mehrzweckgutschein richtig einordnet: Der Gutscheinverkauf ist kein Umsatz, sondern eine Verbindlichkeit. Eine Verbindlichkeit ist eine Schuld, die Sie gegenüber dem Kunden haben. Der Kunde hat Ihnen Geld gegeben und darf dafür später Ware verlangen. Erst beim Einlösen wird aus dieser Schuld ein echter Umsatz.

So buchen Sie den Mehrzweckgutschein in DATEV

Der Ablauf hat zwei Schritte, die klar getrennt bleiben müssen.

Schritt 1: Gutschein wird verkauft. Sie buchen den Geldeingang gegen ein Verbindlichkeitskonto, oft als “erhaltene Anzahlung” oder “Gutschein-Verbindlichkeit” geführt. In SKR03 liegt das im Bereich um die Konten 1710/1718, in SKR04 im Bereich um 3270/3272. Es entsteht hier kein Erlös und keine Umsatzsteuer. Auf dem Konto steht jetzt: “Ich schulde dem Kunden noch Ware im Wert von 100 Euro.”

Schritt 2: Gutschein wird eingelöst. Jetzt kauft der Kunde etwas. Erst hier entsteht der Umsatz. Sie buchen vom Verbindlichkeitskonto auf das passende Erlöskonto, also zum Beispiel 8400 (SKR03) beziehungsweise 4400 (SKR04) für 19 Prozent oder 8300 (SKR03) beziehungsweise 4300 (SKR04) für 7 Prozent. Erst jetzt fällt die Umsatzsteuer an, und zwar mit dem Satz der Ware, die der Kunde tatsächlich genommen hat.

Beim Einzweckgutschein dreht sich die Reihenfolge um: Dort buchen Sie den Erlös und die Umsatzsteuer sofort beim Verkauf, weil der Steuersatz von Anfang an feststeht. Das Einlösen ist dann nur noch eine reine Warenausgabe ohne erneute Umsatzsteuer.

Welche Konten zu Ihrem Shop passen, zeigt der Beitrag SKR03 und SKR04 für Shopify. Die genannten Konten sind Vorschläge. Hinweis: EasyBelege ist Software, keine Steuerberatung. Ihr Steuerberater gibt die Konten frei.

Der Stolperstein bei Shopify

Shopify behandelt Geschenkgutscheine intern als eigene Zahlungsart. Wird ein Gutschein eingelöst, taucht in den Shopify-Daten meistens der volle Bestellwert als Verkauf auf, und der Gutschein erscheint zusätzlich als Zahlungsmittel. Wer die Daten ungeprüft übernimmt, riskiert genau die Doppelbuchung von oben: Der Gutscheinverkauf landet einmal als Geldeingang in den Büchern, und beim Einlösen läuft der gleiche Betrag noch einmal als Erlös durch. Dazu kommt: Was am Ende auf Ihrem Bankkonto ankommt, ist nicht der reine Umsatz, sondern eine gesammelte Auszahlung von Shopify Payments. Warum Auszahlung und Umsatz nicht gleich hoch sind, erklärt Shopify Payments in DATEV verbuchen.

Genau deshalb müssen Verkauf und Einlösen getrennt behandelt werden. Der Gutscheinverkauf gehört auf die Verbindlichkeit, nicht in den Umsatz. Der Erlös entsteht nur beim Einlösen, gegen die Ware. Macht man das sauber, geht die Buchhaltung am Jahresende auf, und das Verbindlichkeitskonto zeigt, wie viele Gutscheine noch nicht eingelöst sind.

Wie EasyBelege Verkauf und Einlösen trennt

EasyBelege liest Ihre Shopify Bestellungen, Steuern, Rückerstattungen, Gebühren und Auszahlungen aus. Die Buchung folgt dabei der oben beschriebenen Regel: Der Gutscheinverkauf wird als Verbindlichkeit angelegt (erhaltene Anzahlung beziehungsweise Gutschein-Verbindlichkeit), nicht als Erlös. Das Einlösen wird gegen genau diese Verbindlichkeit gebucht, sodass der Umsatz nur einmal entsteht, nämlich dann, wenn der Kunde wirklich Ware kauft. So ist das Einlösen kein zweiter Erlös, und Ihre Umsatzsteuer bleibt korrekt. Wie ein eingelöster Gutschein in Ihren Shopify-Daten konkret auftaucht, hängt vom Shop ab und wird beim Einrichten gemeinsam mit Ihnen geprüft.

Welche Konten Sie nutzen (SKR03 oder SKR04), stellen Sie frei ein, und Ihr Steuerberater bestätigt es einmal. Das Ergebnis ist eine DATEV-Buchungsdatei, die auf Format und Stimmigkeit geprüft ist. Das offizielle DATEV-Prüfprogramm prüft dabei das Format der Datei, nicht die inhaltliche Richtigkeit Ihrer Buchhaltung. In der Praxis bedeutet das 0 Formatfehler, auch bei rund 15.000 Zeilen. Ob die Datei am Ende sauber im DATEV-Format ankommt, sehen Sie selbst über den kostenlosen Shopify DATEV-Export-Check.

Hinweis: EasyBelege ist Software, keine Steuerberatung. Die Einordnung als Einzweck- oder Mehrzweckgutschein und die zugehörigen Konten und Steuerschlüssel sind Vorschläge, die Ihr Steuerberater prüft und freigibt.

Häufige Fragen

Muss ich auf einen verkauften Gutschein sofort Umsatzsteuer zahlen? Nur beim Einzweckgutschein. Dort steht der Steuersatz schon beim Verkauf fest, deshalb wird sofort versteuert. Beim Mehrzweckgutschein fällt die Umsatzsteuer erst beim Einlösen an.

Welche Gutscheine darf ein Shop mit 19 und 7 Prozent ausgeben? Nur Mehrzweckgutscheine. Sobald beim Verkauf nicht feststeht, welcher Steuersatz später gilt, liegt automatisch ein Mehrzweckgutschein vor.

Auf welches Konto buche ich den Gutscheinverkauf? Auf ein Verbindlichkeitskonto (erhaltene Anzahlung beziehungsweise Gutschein-Verbindlichkeit), Bereich 1710/1718 in SKR03 oder 3270/3272 in SKR04. Den Erlös buchen Sie erst beim Einlösen. Ihr Steuerberater bestätigt die Konten.