Geldtransitkonto: Shopify-Auszahlungen richtig verbuchen

Wenn Shopify Ihnen Geld überweist, kommt auf dem Bankkonto selten ein einzelner Verkauf an. Stattdessen landet eine gebündelte Auszahlung, in der mehrere Bestellungen aus mehreren Tagen stecken, netto, weil Gebühren und Rückerstattungen schon abgezogen sind. Genau hier hilft das Geldtransitkonto. Es ist das Zwischenkonto, über das Sie Verkauf, Gebühr und Auszahlung sauber trennen, sodass Ihre Shopify-Buchhaltung am Ende aufgeht und nicht der Steuerberater nacharbeiten muss. Diese Seite erklärt, was ein Geldtransitkonto ist, warum Sie es für Shopify brauchen und wie der Ablauf Schritt für Schritt funktioniert.

Ein Hinweis vorab, der für die ganze Seite gilt: EasyBelege ist eine Software zur Aufbereitung und zum Export von Buchhaltungsdaten und ersetzt keine Steuerberatung. Die genannten Kontonummern sind Vorschläge, die Ihr Steuerberater prüft und für Ihren Mandanten bestätigt oder anpasst.

Was ein Geldtransitkonto ist

Ein Geldtransitkonto (auch Verrechnungs-, Clearing- oder Zwischenkonto genannt) ist ein Geldkonto in Ihrer Buchhaltung, auf dem Geld nur vorübergehend liegt, nämlich zwischen dem Moment, in dem ein Kunde zahlt, und dem Moment, in dem das Geld auf Ihrem eigentlichen Bankkonto gutgeschrieben wird. Sie können es sich wie ein zweites Bankkonto vorstellen, auf dem Ihr Geld kurz parkt, bevor es weiterwandert.

Für Shopify behandeln Sie den Zahlungsanbieter genau so: wie ein eigenes Geldkonto. Sobald ein Verkauf bezahlt ist, liegt das Geld rechnerisch beim Zahlungsanbieter. Erst mit der Auszahlung wandert es von dort auf Ihr Bankkonto. Das Geldtransitkonto bildet diesen Zwischenschritt ab und ist damit das Bindeglied zwischen den drei Vorgängen, die zusammengehören, aber getrennt gebucht werden müssen: Verkauf, Gebühr und Auszahlung.

Warum die Shopify-Auszahlung nicht der Umsatz ist

Der häufigste Fehler in der Shopify-Buchhaltung ist, die Banküberweisung einfach als Umsatz zu verbuchen. Das geht aus drei Gründen schief.

Shopify Reports rechnen nach dem Verkaufsdatum. Die Auszahlung kommt dagegen nach dem Auszahlungsdatum, sie ist netto, weil Gebühren und Rückerstattungen bereits verrechnet sind, und sie bündelt mehrere Tage und mehrere Bestellungen in einer einzigen Überweisung.

Wer nur die Banküberweisung verbucht, bekommt deshalb folgende Probleme:

Der gebuchte Umsatz ist zu niedrig oder schlicht falsch, weil die abgezogenen Gebühren fehlen und Auszahlung mit Umsatz verwechselt wird.
Die Rückerstattungen sind im Auszahlungsbetrag schon verrechnet und tauchen in der Umsatzsteuer nicht mehr getrennt auf.
Der zeitliche Versatz zwischen Verkauf und Auszahlung verschiebt Umsätze in den falschen Zeitraum, gerade über Monats- und Quartalsgrenzen hinweg.

Der saubere Weg trennt deshalb den Verkauf (nach Verkaufsdatum, brutto, je Steuersatz), die Gebühr (als Aufwand) und die Auszahlung (als reine Geldbewegung). Das Geldtransitkonto ist das Konto, das diese drei Vorgänge wieder zusammenführt.

So funktioniert das Geldtransitkonto in drei Schritten

Der Ablauf für eine Bestellung sieht immer gleich aus:

Verkauf. Der Bruttoerlös der Bestellung wird gegen das Geldtransitkonto gebucht. Die Umsatzsteuer entsteht hier, zum Verkaufsdatum. Auf dem Geldtransitkonto liegt jetzt der volle Bruttobetrag.
Gebühr. Die einbehaltene Zahlungsgebühr mindert das Geldtransitkonto und wird als Aufwand gebucht, als Nebenkosten des Geldverkehrs.
Auszahlung. Die gebündelte Überweisung auf das Bankkonto wird gegen das Geldtransitkonto gebucht. Damit verlässt der Nettobetrag das Geldtransitkonto.

Nach diesen drei Buchungen ist das Geldtransitkonto für diese Bestellung wieder ausgeglichen: der Bruttobetrag kommt herein, Gebühr und Auszahlung gehen heraus. Der Umsatz steht vollständig und mit korrekter Umsatzsteuer in den Büchern, die Gebühr ist als Aufwand erfasst, und die Banküberweisung ist nur noch eine Geldbewegung.

Die Probe: das Geldtransitkonto muss auf null aufgehen

Der eigentliche Wert des Geldtransitkontos liegt in der Abstimmung. Wenn alle Bestellungen, Gebühren und Auszahlungen eines Zeitraums verbucht sind, geht das Geldtransitkonto idealerweise auf null auf. Eine Ausnahme bilden Beträge, die am Stichtag noch unterwegs sind, also Verkäufe, die bezahlt, aber noch nicht ausgezahlt wurden. Diese stehen am Monatsende korrekterweise noch als Saldo auf dem Konto.

Genau das macht den Ansatz prüfbar: Bleibt darüber hinaus ein Rest stehen, fehlt eine Buchung. Eine Gebühr wurde nicht erfasst, eine Rückerstattung übersehen oder eine Auszahlung doppelt verbucht. Das Geldtransitkonto wird so zur eingebauten Kontrolle, statt dass Fehler erst Monate später beim Jahresabschluss auffallen.

Ein eigenes Geldtransitkonto je Zahlungsanbieter

Wenn Sie mehr als einen Zahlungsweg anbieten, etwa Shopify Payments und PayPal, sollten Sie pro Zahlungsanbieter ein eigenes Geldtransitkonto führen. Jeder Anbieter zahlt zu eigenen Terminen aus, mit eigenen Gebühren und eigenen gebündelten Beträgen. Ein gemeinsames Konto würde diese Ströme vermischen, und die Abstimmung auf null wäre nicht mehr eindeutig einem Anbieter zuzuordnen.

Mit einem eigenen Konto je Anbieter bleibt dagegen nachvollziehbar, was zwischen Zahlungseingang und Bankgutschrift passiert, getrennt für Shopify Payments, PayPal und jeden weiteren Dienst. So muss der Steuerberater bei der Prüfung nicht raten, welche Auszahlung zu welchem Anbieter gehört.

Als vorbelegte Vorschlagskonten kommen in SKR03 das Geldtransitkonto 1360 und in SKR04 das Konto 1460 in Frage, bei mehreren Anbietern jeweils mit einem zweiten Konto daneben. Welche Konten für Ihren Mandanten gelten, sehen Sie in der Übersicht zur SKR03- und SKR04-Kontenzuordnung für Shopify.

Wo die Gebühren landen

Die Gebühr aus Schritt 2 läuft über das Geldtransitkonto auf ein Aufwandskonto. Die Transaktionsgebühren des Zahlungsanbieters sind Nebenkosten des Geldverkehrs. Die Vorschlagskonten sind 4970 in SKR03 und 6855 in SKR04. Diese Kosten tragen in der Regel keine Umsatzsteuer und brauchen keinen besonderen Steuerschlüssel.

Davon sauber zu trennen sind die Plattform- und App-Gebühren von Shopify selbst. Shopify rechnet diese netto aus Irland ab, sie fallen damit unter das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG, bei dem die Umsatzsteuer der Leistungsempfänger schuldet. Wer die einbehaltene Zahlungsgebühr mit der Shopify-Plattformgebühr verwechselt, bucht die Steuer falsch. Wie beide Gebührenarten im Detail laufen, steht unter Shopify Payments in DATEV verbuchen.

Rückerstattungen über das Geldtransitkonto

Rückerstattungen stecken bereits in der Nettoauszahlung mit drin, müssen in der Buchhaltung aber als eigener Vorgang sichtbar bleiben, sonst stimmt die Umsatzsteuer nicht. Eine Rückerstattung läuft ebenfalls über das Geldtransitkonto und mindert den Betrag, der ausgezahlt wird.

In der DATEV-Datei tragen Sie eine Rückerstattung nicht als Minusbetrag ein, denn der Umsatz muss dort immer positiv sein. Stattdessen markiert ein Häkchen namens Generalumkehr die Buchung als Storno, sodass der ursprüngliche Verkauf samt Umsatzsteuer sauber rückgängig gemacht wird. Über das Geldtransitkonto bleibt damit nachvollziehbar, dass weniger ausgezahlt wurde, ohne dass der Umsatz im Stapel ins Negative rutscht.

Wie das in den DATEV-Buchungsstapel kommt

Der Steuerberater importiert die Daten als DATEV-Format Buchungsstapel (Datenkategorie 21). Die Datei beginnt mit einer Header-Zeile (EXTF;700;21;"Buchungsstapel";..., EXTF steht für den Export aus einer Drittanbieter-Software), darunter folgen die einzelnen Buchungssätze. Kodiert wird in Windows-1252, getrennt mit Semikolon, Textfelder in Anführungszeichen, Beträge mit Komma als Dezimaltrennzeichen und ohne Vorzeichen. Das Vorzeichen trägt das Soll-Haben-Kennzeichen.

Damit eine gebündelte Auszahlung später wieder ihren einzelnen Bestellungen zugeordnet werden kann, ist ein Feld besonders wichtig: die Abrechnungsreferenz (Feld 121). DATEV beschreibt dieses Feld als die Klammer über alle Transaktionen eines Zahlungsdienstleisters und die dazugehörige Auszahlung. Schreibt der Export diese Referenz mit, sieht der Steuerberater, welche Verkäufe in welcher Überweisung stecken, und die Buchungen über das Geldtransitkonto bleiben prüfbar.

Auf einem DATEV-Automatikkonto, etwa dem Erlöskonto 8400 in SKR03 oder 4400 in SKR04, bleibt der BU-Schlüssel leer, weil DATEV den Steuersatz über das Konto automatisch erkennt. Ein zusätzlicher Steuerschlüssel würde hier eine doppelte oder falsche Steuerrechnung riskieren. Worauf es beim Import sonst noch ankommt, zeigt der Überblick zu typischen DATEV-Importfehlern bei Shopify.

Wie EasyBelege das Geldtransitkonto füllt

EasyBelege liest Ihre Shopify-Bestellungen, Steuern, Rückerstattungen, Gebühren und Auszahlungen aus und erzeugt daraus einen auf Format und Plausibilität geprüften DATEV-Buchungsstapel. Verkäufe werden zum Verkaufsdatum gebucht, die Auszahlungen über das Geldtransitkonto abgestimmt und mit der Abrechnungsreferenz verknüpft, sodass der Stapel aufgeht. Die Kontenzuordnung für SKR03 oder SKR04 ist frei einstellbar und wird einmalig von Ihrem Steuerberater bestätigt. Shopify Payments wird vollständig unterstützt, weitere Zahlungsanbieter folgen, jeweils mit eigenem Geldtransitkonto.

Ob die Geldtransit-Buchungen für Ihren Shop aufgehen, sehen Sie vorab im kostenlosen Shopify DATEV-Export-Check.

Häufige Fragen

Was ist ein Geldtransitkonto? Ein Geldtransitkonto (auch Verrechnungs- oder Clearingkonto) ist ein Geldkonto, auf dem Geld nur vorübergehend liegt, zwischen Zahlungseingang beim Zahlungsanbieter und der Gutschrift auf dem Bankkonto. Für Shopify verbindet es Verkauf, Gebühr und Auszahlung zu einer prüfbaren Einheit.

Warum brauche ich für Shopify ein Geldtransitkonto? Weil die Shopify-Auszahlung netto und gebündelt ist und nach Auszahlungsdatum statt Verkaufsdatum kommt. Das Geldtransitkonto trennt Verkauf, Gebühr und Auszahlung, sodass Umsatz und Umsatzsteuer sauber gebucht werden.

Woran erkenne ich, dass die Buchung stimmt? Sind alle Bestellungen, Gebühren und Auszahlungen eines Zeitraums verbucht, geht das Geldtransitkonto auf null auf. Übrig bleibt nur, was am Stichtag noch nicht ausgezahlt ist. Ein anderer Rest zeigt eine fehlende Buchung an.

Brauche ich pro Zahlungsanbieter ein eigenes Geldtransitkonto? Ja, das ist sinnvoll. Jeder Anbieter zahlt zu eigenen Terminen und mit eigenen Gebühren aus. Ein eigenes Konto je Anbieter hält die Ströme getrennt und die Abstimmung eindeutig.